ตอบคำถามพีอาร์

สำหรับท่านที่ต้องการให้อ.กรกนก ตอบคำถามหรือให้คำแนะนำ สามารถส่งคำถามหรือข้อสงสัยของท่าน เข้ามาทางอีเมล์ chayut8165@gmail.com แล้วทุกคำถามเรื่องงานประชาสัมพันธ์จะมีคำตอบ..

Q Skill Matrix คืออะไร

A: Skill Matrix / ตารางบริหารทักษะในการทำงาน – ความรู้ คือ ข้อมูล ข่าวสารที่ได้เรียนรู้และสามารถจำได้เมื่อต้องการใช้งาน – ทักษะ คือ การประยุกต์ใช้ความรู้ในทางปฏิบัติเพื่อให้ได้ผล เป็นการทำงานที่เน้นที่ผลงาน เน้นว่าต้องทำอะไรได้ การกำหนด ทักษะจึงเป็นเรื่องการกำหนด ผลของงานที่ต้องทำได้ สำหรับพีอาร์มีทักษะอะไรบ้างเดียวมาตอบกันครั้งหน้า

Q : ถ้ามีรายการโทรทัศน์มาติดต่อขอใช้สินค้าและบริการของคุณเป็นส่วนหนึ่งของรายการ พีอาร์ควรให้หรือไม่ และองค์กรจะได้อะไร

A : การที่มีรายการโทรทัศน์ติดต่อเข้ามาถือเป็นโอกาสที่ดีของงานประชาสัมพันธ์ ที่จะได้ประชาสัมพันธ์สินค้าและบริการ รวมทั้งองค์กรของเรา ในขั้นแรกทีมพีอาร์ควรตอบรับและประสานงานขอดูรายละเอียด และสคริปของรายการว่าสินค้าและบริการของเราอยู่ในซีนไหนและมีบทพูดเกี่ยวกับสินค้าและบริการของเราอะไรบ้าง

         นอกจากนี้ ควรขอให้มีคนของเราอยู่ในซีนนั้นด้วย (ถ้าได้นะคะ แต่ถ้าไม่ได้ก็ไม่ควรไปขอร้องทางรายการจนเกินไปค่ะ) แต่พีอาร์ควรขอให้ทางรายการขอบคุณเราโดยต้องตกลงกันว่าจะขอบคุณรูปแบบใด เช่น พูดขอบคุณในรายการ หรือขึ้นโลโก้องค์กรขอบคุณในตอนท้ายรายการ และที่สำคัญทีมพีอาร์ต้องสอบถามทางรายการว่า มูลค่าทางการประชาสัมพันธ์ที่เราได้รับเป็นมูลค่าเท่าไร เพื่อทีมพีอาร์จะได้เก็บรวบรวมไว้ทำรายงานเป็น KPI ของทีมพีอาร์ต่อไปค่ะ

Q : เวลาส่งภาพงานหรือส่งลิงค์ของงาน เข้าไลน์กรุ๊ปคณะทำงานหรือทีมงาน เราจำเป็นต้องเขียนข้อความอธิบายหรือไม่

A : ในยุคดิจิตอล เมื่อมีการจัดอีเวนท์ก็จะมีการตั้งไลน์กรุ๊ปคณะทำงาน รวมทั้งการทำงานในส่วนงานต่างๆ ก็จะมีการตั้งไลน์กรุ๊ปทีมงาน เพื่ออัพเดทการทำงานและส่งข่าวสาร ทำให้การส่งงานแต่ละครั้งจะมีการส่งภาพข่าว ภาพเบื้องหลังการทำงาน รวมทั้งลิงค์ต่างๆ มาตลอดเวลา  ซึ่งแต่ละคนก็จะมีไลน์กรุ๊ปหลายกลุ่ม ทำให้ต้องรับข่าวสารตลอดเวลา ด

       ดังนั้น เวลาส่งภาพข่าว ภาพงาน และลิงค์ต่างๆ จึงควรเขียนข้อความสั้นๆ เพื่อให้ทราบว่าเกี่ยวกับเรื่องอะไร โดยใช้หลัก 5W1H (Who What When Where Why How) แต่การเขียนในไลน์กรุ๊ป ให้ใช้แค่ 4W (Who What When  Where) ก็พอค่ะ คือ ใคร….ทำอะไร…..ที่ไหน….เมื่อไร

 

Q : ในการจัดกิจกรรมภาพข่าวแบบไหนที่ถูกต้องและเหมาะสมสำหรับส่งข่าวประชาสัมพันธ์แก่สื่อมวลชน

A : ในการจัดกิจกรรมทุกครั้ง ในตอนท้ายของกำหนดการพิธีเปิดงานจะต้องมีการถ่ายภาพหมู่ เพื่อจะใช้เป็นภาพข่าวสำหรับการส่งข่าวประชาสัมพันธ์ไปยังสื่อต่างๆ และการจัดผู้บริหารและแขกผู้มีเกียรติมาถ่ายภาพเพื่อให้ได้ภาพข่าวที่ถูกต้องและเหมาะสมสำหรับส่งข่าว ควรจัดให้มีจำนวนคนเป็นเลขคี่ เช่น 5 คน หรือ 7 คน โดยประธานของงานต้องยืนตรงกลาง และสามารถถ่ายภาพเพื่อส่งข่าวได้หลายรูป เพื่อใช้สำหรับการส่งข่าวให้ตรงกับสายข่าวของสื่อมวลชน เช่น เชิญแขกที่มีหน้าตาในวงสังคมมาถ่ายภาพ เพื่อส่งข่าวสายสังคม เป็นต้น

 

Q : ฝ่ายพีอาร์มักจะทำกิจกรรมเพื่อส้งคม ในการเสริมสร้างภาพลักษณ์องค์กร และการเผยแพร่เชิญชวนให้มาร่วมกันทำความดีที่รวดเร็วและได้ผลดีคือสื่อสังคมออนไลน์ หรือ Social Media และเมื่อผลตอบรับบริจาคที่เข้ามามากมายและไมยอมหยุด ฝ่ายพีอาร์จะมีวิธีเตรียมการรับมืออย่างไร

A : ฝ่ายพีอาร์ต้องวางแผนที่ดีทั้งการเตรียมสถานที่และพนักงานไว้คอยรับโทรศัพท์และจัดระเบียบสิ่งของบริจาค และที่สำคัญข้อความในข่าวประชาสัมพันธ์ต้องชัดเจน มีระยะเวลาเริ่มและจบโครงการ ระบุกลุ่มเป้าหมายที่ตั้งใจเชิญชวนให้ครบถ้วน จบโครงการแล้วต้องเอาออกจากทุกสื่อบนสังคมออนไลน์

Q : ถ้านักข่าวจะขอมาทำสกู๊ปข่าวที่มีเนื้อหาบางช่วงเกี่ยวข้องกับบริการของเรา พีอาร์จะต้องทำอย่างไร

A: ต้องประสานนักข่าวก่อน เพื่อขอทราบโครงเรื่องของสกู๊ปข่าวและเนื้อหาอะไรที่เกี่ยวข้องกับบริการของเรา และอยู่ในช่วงตอนใดของสกู๊ปข่าวนั้น รวมทั้งขอประเด็นหรือแนวคำถามเนื้อหาก่อนหน้าที่จะถึงเรื่องของเรา เพื่อที่พีอาร์จะได้เตรียมการดูแลสื่อได้ได้เรียบร้อยและสานสัมพันธ์กับสื่อได้ต่อไปค่ะ

Q: ทำอย่างไรให้สามารถเขียนข่าวได้ตรงตามเป้าหมาย

A: ถ้าการเขียนข่าว หมายถึงข่าวประชาสัมพันธ์ ให้ตรงเป้าหมายของการสื่อสารออกไป ทำได้โดยการกำหนด ใจความสำคัญที่จะสื่อสารก่อน เช่น องค์กร มีความทันสมัย  ทันสมัยอย่างไร ต้องอธิบายได้และสื่อสารอออกไป และข่าวจะได้ผลตอบรับอย่างไร ขึ้นกับส่งไปตรงกลุ่มเป้าหมายด้วยหรือไม่ หากส่งไปตรงกลุ่มแล้ว แน่นอนว่า ข่าวจะได้รับการตอบรับเป็นอย่างดี โดยผลที่ได้อาจจะช่วยเพิ่มยอดลูกค้าของบริษัท หรือมีการพูดถึงต่อๆๆกันไปในวงกว้างขึ้นตามข่าวแจก